De btw-aangifte is een onderwerp waar de meeste (startende) ondernemers en zzp’ers mee te maken krijgen. Het indienen van btw-aangifte is over het algemeen niet erg ingewikkeld, daarom doen veel kleine ondernemers en zelfstandigen dit zelf. In dit artikel zullen we bespreken waar je op moet letten bij het doen van btw-aangifte.
Navigeer direct naar de onderwerp op deze pagina
Wat is btw-aangifte?
Btw-aangifte is de procedure waarbij je als ondernemer de verschuldigde belasting toegevoegde waarde (btw) aan de Belastingdienst rapporteert en betaalt. Btw is een belasting die wordt geheven op de omzet die je genereert. Je dient btw-aangifte te doen op basis van een maandelijkse, kwartaal- of jaarlijkse frequentie, afhankelijk van je omzet en andere factoren.
Hoe vaak moet ik btw-aangifte doen?
De frequentie en het moment van btw-aangifte worden bepaald door de Belastingdienst en worden vermeld in het bericht dat je ontvangt na je inschrijving in het Handelsregister. In de meeste gevallen doen ondernemers per kwartaal btw-aangifte, maar er zijn uitzonderingen:
- Maandelijks: als je per kwartaal meer dan € 15.000 aan btw betaalt.
- Jaarlijks: als je per jaar minder dan € 1.883 aan btw betaalt.
Bekijk de voorwaarden voor deze uitzonderingen. Je kunt ook een schriftelijk verzoek indienen bij de Belastingdienst om maandelijks of jaarlijks btw te betalen.
Nieuwe regels voor de kleineondernemersregeling (KOR) vanaf 1 januari 2020
Niet alle ondernemers zijn verplicht om btw af te dragen. Als je in aanmerking komt voor de kleineondernemersregeling (KOR), ben je vrijgesteld van btw. Dit betekent dat je geen btw in rekening brengt bij je klanten, het niet vermeldt op je facturen en het ook niet afdraagt aan de Belastingdienst.
Vanaf 1 januari 2020 gelden de volgende nieuwe voorwaarden voor de KOR:
- Je bent ondernemer voor de btw, wat betekent dat je zelfstandig een beroep of bedrijf uitoefent.
- Je bedrijf is gevestigd in Nederland of je hebt hier een vaste inrichting.
- Je omzet bedraagt maximaal € 20.000 per kalenderjaar.
Als je gebruikmaakt van de nieuwe kleineondernemersregeling, mag je geen btw aftrekken.
Btw-plichtig of niet?
Het is niet automatisch zo dat de Belastingdienst je als btw-plichtig beschouwt. Dit hangt onder andere af van de zelfstandigheid van je werkzaamheden, of je inkomsten genereert en of je voldoende inkomsten haalt uit je bedrijf.
Daarnaast kan je als btw-plichtig worden beschouwd als je deels in loondienst werkt maar daarnaast inkomsten genereert met je eigen bedrijf. Hetzelfde geldt als je een vermogensbestanddeel exploiteert of bepaalde rechten bezit, zoals de verhuur van een bedrijfspand of de vergoeding voor een octrooirecht.
Wat heb ik nodig om btw-aangifte te doen?
Om btw-aangifte te doen, heb je allereerst een btw-nummer nodig. Dit nummer ontvang je na inschrijving bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK).
Twee verschillende btw-nummers
Sinds 1 januari 2020 ontvang je na inschrijving twee brieven met verschillende btw-nummers.
- In de eerste brief staat je omzetbelastingnummer (ob-nummer). Dit is het oude btw-nummer dat gekoppeld is aan je burgerservicenummer. Het ob-nummer gebruik je alleen voor communicatie met de Belastingdienst en dus ook voor je btw- en belastingaangifte.
- In de tweede brief staat je btw-identificatienummer. Dit nieuwe btw-nummer gebruik je op facturen, offertes, je website en bij transacties binnen de EU.
- In de toekomst streeft de Belastingdienst naar één nummer voor beide situaties. We houden je op de hoogte van eventuele ontwikkelingen hieromtrent.
Gegevens die je nodig hebt voor btw-aangifte
Om als ondernemer aangifte van omzetbelasting te doen, dien je naar de ondernemerspagina van de Belastingdienst te gaan. Zorg ervoor dat je de volgende gegevens bij de hand hebt:
- Een volledig overzicht van je administratie, inclusief de netto ontvangen en betaalde bedragen en de afzonderlijke btw-bedragen.
- Je verzonden en ontvangen facturen.
Kan ik vrijgesteld worden van btw?
Ja, het is mogelijk om vrijgesteld te worden van btw. In Nederland zijn bepaalde beroepen in specifieke branches of taken vrijgesteld van omzetbelasting. Bijvoorbeeld medisch specialisten zijn vaak vrijgesteld van btw.
Dit geldt ook voor erkende kinderopvang en freelance tekstschrijvers die strikt inhoudelijke bijdragen leveren aan tijdschriften, websites of andere media, zonder commercieel doel. Het is echter altijd de Belastingdienst die bepaalt of je wel of geen btw moet afdragen, niet jij.
Vrijgesteld van btw: en nu?
Als je vrijgesteld bent van omzetbelasting, mag je geen btw in rekening brengen op facturen aan klanten of opdrachtgevers. Op je factuur moet je altijd vermelden dat er sprake is van een vrijstelling.
Als je zowel vrijgestelde als belaste omzet hebt, dien je deze inkomstenbronnen apart te verwerken in je zakelijke administratie. Het is verstandig om op tijd bij de Belastingdienst te informeren naar de gevolgen voor jouw situatie. Het kan ook handig zijn om een boekhouder in te schakelen om eventuele fouten te voorkomen.
Btw-tarieven
Als btw-plichtige ondernemer dien je rekening te houden met verschillende tarieven die van toepassing kunnen zijn op specifieke goederen en/of diensten. Er zijn drie tarieven die relevant zijn voor jouw werkzaamheden. Hieronder worden deze tarieven nader toegelicht:
Het algemene btw-tarief van 21%:
Dit tarief is van toepassing op alle goederen en diensten die niet vrijgesteld zijn van omzetbelasting en ook niet onder het 9%- of 0%-tarief vallen.
Het verlaagde btw-tarief van 9%:
Voor een beperkt aantal goederen geldt het verlaagde tarief van 9%. Dit tarief is bijvoorbeeld van toepassing op voedingsmiddelen, geneesmiddelen, hulpmiddelen, boeken en periodieken. Ook bepaalde diensten kunnen in aanmerking komen voor het verlaagde tarief, zoals kappersdiensten of het aanbieden van kampeergelegenheid op jouw land.
Het btw-tarief van 0%:
Als je goederen exporteert en deze opslaat in een douane-entrepot, moet je altijd het 0%-tarief hanteren en geen btw in rekening brengen. Op de factuur vermeld je dan standaard ‘0% btw’. Ook bepaalde diensten kunnen onder het 0%-tarief vallen, zoals personenvervoer per zeeschip of luchtvaartuig naar een bestemming buiten Nederland.
Let op: De omzetbelasting die je betaalt over uitgaven kun je als voorbelasting aftrekken. Lees meer over voorbelasting voor meer informatie.
Uitstel aanvragen voor omzetbelasting
Het aanvragen van uitstel voor inkomsten- en vennootschapsbelasting bij de Belastingdienst levert doorgaans weinig problemen op, maar voor omzetbelasting is dit wat complexer.
Je kunt alleen in uitzonderlijke situaties uitstel aanvragen voor het indienen van de btw-aangifte. De Belastingdienst zal vervolgens controleren of er sprake is van een ernstige calamiteit. Neem hiervoor persoonlijk contact op met het belastingkantoor bij jou in de buurt. In alle andere gevallen dien je de aangifte op tijd in te dienen.
Het verkrijgen van uitstel voor de btw-aangifte is slechts in zeer specifieke gevallen mogelijk. Neem hiervoor contact op met de Belastingdienst.
Let op: Als je te laat bent, kun je een naheffingsaanslag verwachten. Zorg ervoor dat je voldoende tijd reserveert voor de btw-aangifte. Om je hieraan te herinneren, heeft de Belastingdienst een handige app genaamd “btw-alert” gelanceerd. Met deze app kun je herinneringen instellen voor je aangifte (maandelijks, per kwartaal of per jaar), zodat je de deadline niet over het hoofd ziet.
Btw-aangiftedeadlines:
Voor ondernemers die per kwartaal aangifte doen, gelden de volgende deadlines:
- 3e kwartaal 2022: 31 oktober 2022
- 4e kwartaal 2022: 31 januari 2023
- 1e kwartaal 2023: 30 april 2023
- 2e kwartaal 2023: 31 juli 2023
- 3e kwartaal 2023: 31 oktober 2023
Indien je jaarlijks btw-aangifte doet, moet deze aangifte vóór 31 maart van het nieuwe jaar zijn betaald. Zorg ervoor dat je deze data goed in je agenda noteert. Handig: bekijk het overzicht van belangrijke data voor ondernemers!
5.Hoe doe ik btw-aangifte?
Het proces van btw-aangifte bestaat uit vier stappen:
Stap 1: Controleer de brieven van de Belastingdienst
Als startende ondernemer ontvang je na inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) een bericht van de Belastingdienst met de eerste btw-aangifte. Na deze eerste keer ontvang je geen automatische herinneringen meer, maar je kunt wel instellen dat je een e-mail ontvangt als je aangifte moet doen.
Stap 2: Houd je administratie bij
Een goede administratie bijhouden en regelmatig bijwerken maakt de btw-aangifte een stuk eenvoudiger. Dit bespaart je veel uitzoekwerk per kwartaal. Het is handig om een (online) boekhoudpakket te gebruiken als je meerdere producten of diensten aanbiedt of veel opdrachtgevers hebt. Een zakelijke rekening kan ook helpen om privé- en zakelijke transacties gescheiden te houden, wat de administratie en btw-aangifte vereenvoudigt.
Stap 3: Bepaal het btw-tarief en bereken de btw
Het van toepassing zijnde btw-tarief hangt af van het type product of dienst dat je levert en of je naar het buitenland exporteert. Op je factuur vermeld je het bedrag aan omzetbelasting dat de klant moet betalen. Je kunt gebruikmaken van een boekhoudprogramma of de btw-calculator om dit bedrag te berekenen.
Stap 4: Vul de omzetbelasting in
In de meeste gevallen dien je online aangifte te doen. Als je pas na je inschrijving bij de KvK bent begonnen met ondernemen en nog geen volledig kwartaal hebt gedraaid, moet je mogelijk de eerste btw-aangifte op papier indienen. Afhankelijk van je situatie moet je per maand of per kwartaal aangifte doen.
Voor digitale aangifte ontvang je van de Belastingdienst een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee je kunt inloggen op het beveiligde gedeelte van de Belastingdienst-website. Je kunt ook gebruikmaken van aangifte- of administratiesoftware van derden.
Wat moet je aangeven?
Je dient de omzet en btw aan te geven over de periode waarvoor je aangifte doet. Daarnaast geef je aan hoeveel btw je wilt aftrekken. Zelfs als je in de startfase nog geen omzet hebt gedraaid, moet je aangifte doen en vul je “€0” in.
Wat gebeurt er na de aangifte?
Als je btw moet betalen, wordt dit vermeld in de bevestiging van je aangifte. Zorg ervoor dat het bedrag tijdig op de rekening van de Belastingdienst staat. Het is aan te raden om je aangifte aan het begin van de betreffende maand in te dienen (zie de deadlines) en rekening te houden met verwerkingstijd.
Als je recht hebt op teruggave van btw, ontvang je een teruggaafbeschikking en wordt het te veel betaalde bedrag teruggestort op je (zakelijke) rekening.
Wat moet ik doen als ik een fout heb gemaakt in een eerdere aangifte?
Als je ontdekt dat je bij een eerdere aangifte te veel of te weinig btw hebt gerekend, zijn er stappen die je kunt nemen:
Als het bedrag €1.000 of minder is, kun je dit eenvoudig verrekenen met de eerstvolgende btw-aangifte. In dat geval ontvang je geen teruggaafbeschikking of naheffingsaanslag.
Als het bedrag meer dan €1.000 bedraagt, dien je een suppletie omzetbelasting in te dienen. Dit is een digitale correctie op de eerder ingediende btw-aangifte. Met de suppletie kun je btw-aangiftes voor een specifiek aangiftevak of een heel boekjaar corrigeren.