Als ondernemer of zzp’er kun je veel zakelijke kosten fiscaal afschrijven, wat betekent dat je ze kunt aftrekken van de belasting. Dit is gunstig, omdat het starten van een onderneming vaak gepaard gaat met aanzienlijke investeringen, zoals de kosten voor een bedrijfspand, machines of een laptop.
Navigeer direct naar de onderwerp op deze pagina
1 Fiscaal afschrijven: Kosten van bedrijfsmiddelen aftrekken van belasting
Fiscaal afschrijven is het proces waarbij de kosten van aangeschafte bedrijfsmiddelen worden afgetrokken van de belastingen. Dit wordt gedaan door de kosten te verminderen met de opbrengsten, waardoor de uiteindelijke winst wordt bepaald. Zowel materiële als immateriële bedrijfsmiddelen kunnen worden afgeschreven volgens fiscale regels.
2 Soorten bedrijfsmiddelen: Materieel en immaterieel
Bedrijfsmiddelen zijn essentiële middelen die nodig zijn voor het produceren en leveren van producten of diensten. Er zijn twee hoofdcategorieën van bedrijfsmiddelen:
Materiële bedrijfsmiddelen, zoals laptops, auto’s en machines. Dit zijn tastbare activa die over het algemeen een langere levensduur hebben.
Immateriële bedrijfsmiddelen, zoals vergunningen en intellectueel eigendom. Deze activa hebben geen fysieke vorm en vertegenwoordigen vaak juridische of intellectuele rechten.
Materiële en immateriële bedrijfsmiddelen worden beschouwd als “vaste activa” omdat ze meerdere jaren meegaan. Daarentegen zijn er ook “vlottende activa”, zoals winkelvoorraden, die een kortere levensduur hebben.
3 Afschrijvingstermijnen voor investeringen
Over het algemeen geldt een maximale afschrijvingstermijn van 20% per jaar voor de meeste investeringen. Dit betekent dat de kosten over een periode van minimaal 5 jaar worden afgeschreven. Er zijn echter twee uitzonderingen:
Goodwill
Voor goodwill geldt een maximum percentage van 10% per jaar. Goodwill verwijst naar het deel van de overnamekosten dat betrekking heeft op de waarde van het klantenbestand of andere immateriële meerwaarde.
Bedrijfspanden
Het afschrijven van bedrijfspanden kent afwijkende regels die van toepassing zijn.
Indien het investeringsbedrag lager is dan € 450, mag je de kosten in één keer aftrekken van de belasting.
4 Hoe je de afschrijving berekent
Om de jaarlijkse afschrijving nauwkeurig te berekenen, maak je gebruik van drie variabelen. Deze zullen we in dit hoofdstuk toelichten:
Aanschafkosten
De aanschafkosten omvatten niet alleen de aankoopprijs, maar ook alle bijbehorende kosten. Hierbij kun je denken aan notariskosten bij de aankoop van onroerend goed. Daarnaast vallen onder de aanschafkosten bij het huren of kopen van een bedrijfspand ook de installatiekosten en inrichtingskosten.
Vermoedelijke gebruiksduur
De vermoedelijke gebruiksduur wordt uitgedrukt in volledige jaren. Er zijn twee soorten levensduur:
Technologische levensduur
Dit is de periode waarin het bedrijfsmiddel technisch gezien volledig versleten is. De Belastingdienst hanteert vaak de technische levensduur als maatstaf.
Economische levensduur: Dit is de periode waarin het bedrijfsmiddel geen economisch nut meer heeft voor de onderneming, zelfs als het technisch gezien nog in goede staat verkeert. Als de economische levensduur korter is dan de technische levensduur, kun je de economische levensduur als basis nemen.
Het is belangrijk om te weten dat je jaarlijks maximaal 20% kunt afschrijven op de aanschafkosten. De minimale afschrijvingsperiode bedraagt dus vijf jaar.
Restwaarde
De laatste variabele is de geschatte restwaarde van het bedrijfsmiddel op het moment dat het niet langer bruikbaar is voor je onderneming. In de meeste gevallen maak je een schatting van de restwaarde, maar soms kan het handig zijn om contact op te nemen met de leverancier voor meer informatie.
5 Voorbeelden van afschrijvingsberekeningen
De lineaire methode wordt meestal gebruikt om de zakelijke afschrijving te berekenen:
Afschrijving per jaar = (aanschafkosten – restwaarde) / vermoedelijke gebruiksduur.
Voorbeeld : Laptop
Laten we een zakelijke laptop als voorbeeld nemen. Volg deze stappen:
- De aanschafkosten zijn € 1.000 (dit bedrag ligt boven de ondergrens van € 450, dus afschrijving is toegestaan).
- We stellen de levensduur op het minimum van vijf jaar en de restwaarde na vijf jaar is € 0.
- Dan krijgen we: (1.000 – 0) / 5 = een afschrijving van € 200 per jaar.
- Voorbeeld 2: Zakelijke telefoon
- Als je een zakelijke telefoon van € 350 (excl. btw) koopt, valt dit bedrag onder de grens van € 450. Daarom mag je dit bedrag in één keer aftrekken van de belasting.
In de praktijk van fiscale aftrek van bedrijfsmiddelen
Bij het invullen van je aangifte inkomstenbelasting trek je zakelijke kosten af van je omzet. Hierdoor is je winst lager en betaal je belasting over een lager bedrag.
Let op: als je btw-aangifte doet, trek je apart de btw af voor deze telefoon. De zakelijke kosten van de aankoop die je kunt aftrekken zijn exclusief btw!
6 Willekeurige afschrijving en de VAMIL-regeling
Voor startende ondernemers met een eenmanszaak, vof, maatschap of cv heeft de Belastingdienst een uitzondering gemaakt: zolang je recht hebt op startersaftrek, kun je gebruikmaken van ‘willekeurige afschrijving’.
Dit betekent dat je zelf kunt bepalen wanneer je de totale afschrijvingskosten aftrekt. Als je veel verdient in je eerste jaar en niet te veel belasting wilt betalen, kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om de volledige kosten van een laptop af te schrijven.
Eenmalige verruiming in 2023
In 2023 is er een verruiming van de regeling waarmee je bedrijfsmiddelen kunt afschrijven. Startende ondernemers kunnen bepaalde kosten tot maximaal 50% aftrekken. Raadpleeg deze pagina voor alle voorwaarden van de regeling.
Nadeel van willekeurige afschrijving
Willekeurige afschrijving heeft een nadeel. In de vier jaar na de afschrijving van de kosten voor de laptop kun je niets meer afschrijven van deze kosten. Dit betekent dat je minder kosten hebt en iets meer belasting moet betalen.
Als je in het eerste jaar nog maar weinig verdient, kan het verstandig zijn om de afschrijving nog even uit te stellen, aangezien je al bijna geen belasting betaalt over dat jaar.
De VAMIL-regeling
De willekeurige afschrijving milieu-investeringen (VAMIL) is een methode waarmee je op elk gewenst moment een investering kunt afschrijven. Hierdoor wordt je winst uiteindelijk lager en betaal je dus minder belasting over dat jaar. Sinds 2011 is de bovengrens voor deze willekeurige afschrijving vastgesteld op 75%.
Hoewel de MIA en VAMIL twee afzonderlijke regelingen zijn, worden ze vaak gecombineerd.
Voorwaarden voor de MIA/VAMIL:
- Het bedrijfsmiddel staat op de Milieulijst.
- Het bedrijfsmiddel is niet eerder gebruikt.
- De investering heeft betrekking op de aanschaf- en voortbrengingskosten van het bedrijfsmiddel.
- De MIA/VAMIL maakt deel uit van de investeringsaftrek. Lees hier alles over de voorwaarden voor de investeringsaftrek 2023.
7 Afschrijving van kosten voor een bedrijfspand
Je kunt ook de kosten voor een bedrijfspand afschrijven. Hierbij geldt: hoe groter het zakelijk gebruik van het pand is, hoe groter het fiscale voordeel.
Aanvullende voorwaarden:
- De afschrijvingshoogte is afhankelijk van de gebruiksduur van het pand (meestal 30 tot 50 jaar).
- Er moet rekening worden gehouden met de restwaarde van het pand.
- De waarde van de grond mag niet worden afgeschreven.
- Je kunt alleen afschrijven over het deel van het pand dat daadwerkelijk wordt gebruikt.
- De afschrijving is gebaseerd op de aanschafwaarde van het pand, inclusief de aankoopkosten zoals notariskosten, makelaarskosten en overdrachtsbelasting.
Rekenvoorbeeld: afschrijving van een bedrijfspand
Er zijn twee belangrijke voorwaarden voor het afschrijven van een bedrijfspand:
- De boekwaarde van het pand is hoger dan de bodemwaarde.
- De jaarlijkse afschrijving is kleiner dan het verschil tussen de boekwaarde en de bodemwaarde.
Laten we een voorbeeld nemen
Je hebt een bedrijfspand gekocht met een geschatte gebruiksduur van 50 jaar. De aanschafwaarde van het pand was € 150.000 en de restwaarde is € 50.000. Aan het begin van het boekjaar is de boekwaarde € 100.000 en de WOZ-waarde is € 198.000.
De bodemwaarde is altijd 50% van de WOZ-waarde, dus in dit geval € 99.000. Aan de eerste voorwaarde is voldaan, want de boekwaarde is hoger dan de bodemwaarde.
De normale jaarlijkse afschrijving is 2% van de aanschafwaarde minus de restwaarde van het pand: (€ 150.000 – € 50.000) x 2% = € 2.000.
Nu komt de tweede voorwaarde om de hoek kijken
Het verschil tussen de boekwaarde en de bodemwaarde. Als je daadwerkelijk € 2.000 zou afschrijven, zou de boekwaarde dalen van € 100.000 naar € 98.000 en daarmee onder de bodemwaarde van € 99.000 komen. Daarom mag je in dit jaar slechts € 1.000 afschrijven.
8 Afschrijving van autokosten
Veel startende ondernemers overwegen om een auto op naam van hun bedrijf aan te schaffen. Als je minder dan 500 kilometer privé rijdt, moet je de auto op naam van je bedrijf zetten.
Rijd je meer dan 500 kilometer privé? Dan heb je de volgende keuzes:
- Bij aanschaf van een nieuwe auto mag je de aanschafkosten, afschrijving en andere autokosten aftrekken van de belasting.
- Bij een bestaande auto mag je alleen de afschrijving en autokosten aftrekken, maar niet de aanschafkosten.