Als ondernemer heb je zowel fiscale rechten als verplichtingen. In veel gevallen ben je verplicht om btw af te dragen, maar je hebt ook vaak de mogelijkheid om btw terug te vragen voor zakelijke uitgaven. In dit artikel zullen we bespreken welke kosten hiervoor in aanmerking komen en hoe je dit kunt doen. We geven je inzicht in de regels en procedures om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheid om btw terug te vorderen.
Navigeer direct naar de onderwerp op deze pagina
1. Wat is voorbelasting en hoe werkt het?
Voorbelasting verwijst naar de btw die een ondernemer heeft betaald over producten of diensten die zijn gekocht van andere bedrijven. In de meeste gevallen kan de ondernemer deze btw terugvragen van de Belastingdienst. Het proces van het aftrekken van de btw wordt ook wel de aftrek van voorbelasting genoemd.
Voorbelasting kan bijvoorbeeld van toepassing zijn op invoerrechten of aankopen in andere EU-landen. Er zijn echter uitzonderingen voor bepaalde producten en diensten, dus het is niet mogelijk om btw terug te vragen over alles dat wordt geïmporteerd. Meer informatie over voorbelasting en uitzonderingen vind je in dit artikel.
2. Btw terugvragen: de voorwaarden
Je kunt alleen btw terugvragen op zakelijke kosten. Naast deze basisvoorwaarde zijn er nog enkele andere voorwaarden die hieronder kort worden toegelicht:
Geldige bon/factuur: Je moet een factuur ontvangen hebben van je leverancier die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Zonder een geldige bon/factuur is het in principe niet mogelijk om btw terug te vragen. Controleer daarom altijd of de ontvangen facturen correct en volledig zijn.
Zakelijk versus privé
Niet alle kosten zijn strikt zakelijk of privé, soms overlappen ze elkaar. Stel dat je bijvoorbeeld een nieuwe smartphone hebt gekocht die zowel zakelijk als privé wordt gebruikt, dan kun je in principe een gedeelte van de btw hiervan terugvragen.
Uitzonderingen
In sommige gevallen zijn bepaalde producten of diensten vrijgesteld van btw op de factuur. Dit geldt bijvoorbeeld voor taxichauffeurs. Ook als je geen bon hebt ontvangen waarop de btw apart vermeld staat, zoals bij tankstations, kun je de btw toch terugvorderen, op voorwaarde dat de betaling duidelijk traceerbaar is op je zakelijke rekening.
Diners, hotelovernachtingen en relatiegeschenken:
De btw op eten en drinken in hotels of restaurants is niet aftrekbaar. In de meeste gevallen kun je echter wel 80% van de kosten aftrekken die je maakt tijdens bijvoorbeeld zakenlunches met potentiële klanten. Hetzelfde geldt voor de btw op relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen. De btw op hotelovernachtingen is volledig aftrekbaar, mits de overnachting plaatsvindt voor zakelijke doeleinden.
Kerstpakketten en kantoorbenodigdheden:
Als je iets koopt voor je personeel, zoals kerstpakketten of kantoorbenodigdheden, is de btw aftrekbaar als de kosten per persoon per jaar onder de € 227 (exclusief btw) blijven. Hierbij kun je de btw dus terugvragen.
Het is belangrijk om te vermelden dat de regels en voorwaarden met betrekking tot btw terugvragen kunnen verschillen per land. Het is raadzaam om altijd de specifieke regelgeving van jouw land en de Belastingdienst te raadplegen voor de meest accurate informatie.
3. Btw terugvragen: Het proces
Het proces van btw terugvragen kan per land verschillen, maar over het algemeen verloopt het als volgt:
Verzamel facturen en bonnen
Zorg ervoor dat je alle bonnen en facturen van zakelijke aankopen verzamelt en bewaart. Zorg ervoor dat deze bonnen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, zoals het vermelden van de btw en een duidelijke beschrijving van de gekochte producten of diensten.
Btw-aangifte indienen
Dien je periodieke btw-aangifte in bij de Belastingdienst. In deze aangifte geef je zowel de btw die je hebt ontvangen (btw op verkopen) als de btw die je hebt betaald (btw op inkopen) aan. Het verschil tussen deze bedragen resulteert in een te betalen of terug te vorderen btw-bedrag.
Btw terugvragen
Als je recht hebt op btw-teruggave, geef je dit aan in je btw-aangifte. Volg de specifieke instructies van de Belastingdienst om de btw terug te vragen. Dit kan betekenen dat je een apart formulier moet invullen of bepaalde gegevens moet vermelden in je btw-aangifte.
Teruggave ontvangen
Nadat je je btw-aangifte hebt ingediend en de Belastingdienst je aanvraag heeft verwerkt, ontvang je de btw-teruggave op je zakelijke bankrekening. De verwerkingstijd kan variëren, afhankelijk van het land en de administratieve procedures.
Het is raadzaam om regelmatig je btw-teruggaven te controleren en ervoor te zorgen dat je alle vereiste documentatie bijhoudt voor een soepel proces van btw-teruggave.
Let op: Het is altijd verstandig om een belastingadviseur of accountant te raadplegen voor specifiek advies met betrekking tot btw-aangifte en het terugvragen van btw. Deze professionals kunnen je helpen bij het begrijpen van de regelgeving en ervoor zorgen dat je alle benodigde stappen correct volgt.