Wil je btw berekenen voor je offertes en facturen? Met behulp van dit artikel kun je altijd de juiste bedragen vermelden op je offertes en facturen. Dit artikel is ook nuttig bij je boekhouding en bij het doen van btw-aangifte
Navigeer direct naar de onderwerp op deze pagina
1. Btw-aangifte doen
Om periodiek btw-aangifte te doen en de btw (terug) te betalen aan de Belastingdienst, zijn er enkele belangrijke punten om te weten. Meestal gebeurt de btw-aangifte per kwartaal, maar in uitzonderlijke gevallen kan dit ook per maand of per jaar zijn. In de meeste gevallen kun je de btw die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten aftrekken.
Tip: Plaats de ontvangen btw op je zakelijke spaarrekening.
2. Btw-tarieven
Er zijn drie verschillende btw-tarieven: 0%, 9% en 21%. Welk tarief voor jou van toepassing is, hangt af van je specifieke situatie.
Btw berekenen: 21% (algemeen tarief)
Het algemene btw-tarief van 21% geldt voor bijna alle goederen en diensten die niet als primaire levensbehoeften worden beschouwd. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
- Kleding
- Auto’s
- Computers
- Gereedschap
- Meubels
Lees ook: Wanneer hanteer je het btw-tarief van 21%?
Btw berekenen: 9% (verlaagd tarief)
Het kabinet-Rutte III heeft in 2019 het lage btw-tarief verhoogd van 6% naar 9%. Het verlaagde tarief van 9% is van toepassing op goederen en diensten die vanwege algemeen belang betaalbaar moeten blijven. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
- Eten en drinken (behalve genotsmiddelen zoals alcohol en rookwaren)
- Geneesmiddelen
- Kappersdiensten
- Sportactiviteiten
- Fietsenmaker
- Kunst, verzamelvoorwerpen en antiek
Het lage tarief geldt ook voor producten en diensten waarvan de overheid de verkoop wil stimuleren, zoals boeken.
Btw berekenen: 0%
Het btw-tarief van 0% is van toepassing op goederen en diensten waarover al btw is betaald in een ander land. Let op: dit is niet hetzelfde als btw-vrijstelling. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
- Export van goederen
- Goederen die nog niet zijn ingevoerd, waarbij een Nederlandse onderneming ze in het buitenland inkoopt en verkoopt, maar waar nog een schakel tussen zit voor de daadwerkelijke invoer.
- Levering en bevoorrading van schepen en vliegtuigen
- Visvangst
- Accijnsgoederen
Btw-vrijstelling
Btw-vrijstelling is iets anders dan het 0%-tarief. In bepaalde gevallen kun je vrijgesteld zijn van btw, bijvoorbeeld als je werkzaam bent in het onderwijs of als kunstenaar.
3. Inclusief en exclusief btw berekenen
Nu je op de hoogte bent van de tarieven voor verschillende producten en diensten, is de kans groot dat je te maken krijgt met het 21% btw-tarief. Het berekenen van btw inclusief en exclusief kun je eenvoudig doen met behulp van de calculator aan het begin van de pagina.
Om je een idee te geven van hoe de formule werkt, hier zijn enkele voorbeelden (handig bijvoorbeeld bij het berekenen van btw in Excel):
Inclusief btw berekenen
Stel dat je als zzp’er in online marketing jezelf voor €50 per uur verhuurt aan een opdrachtgever. Als je inclusief btw factureert, bedraagt het bedrag per uur:
50 x 1,21 (21% btw) = €60,50 per uur inclusief btw.
Per week kun je dan het volgende bedrag factureren:
50 (uurtarief) x 30 (aantal uur per week) x 1,21 (btw) = €1.815. Dit bedrag is opgebouwd uit €1.500 voor je uren en €315 btw. Zo bereken je dus inclusief btw.
Exclusief btw berekenen
Bij exclusief btw berekenen doe je precies het tegenovergestelde. In plaats van 21% toe te voegen, trek je dit bedrag eraf. De btw-calculator aan het begin van de pagina kan je hierbij helpen. Hier is een voorbeeld van exclusief btw berekenen:
Stel dat je een nieuwe laptop koopt voor je bedrijf. De prijs van de laptop is €995 inclusief btw. Om de prijs exclusief btw te berekenen, voer je de volgende berekening uit:
995 / 1,21 = €822,31. De prijs van de laptop bestaat dus uit €822,31 voor de laptop zelf en €172,69 btw.
Het btw-bedrag kun je aftrekken bij de btw-aangifte. Zorg er altijd voor dat je bonnen en facturen goed bewaart, want deze heb je nodig voor je administratie. Gebruik de calculator om het bedrag exclusief btw te berekenen.
Leuk feitje: sommige bedrijven houden btw-acties waarbij ze 21% korting geven op de verkoopprijs. Dit betekent echter niet dat ze geen btw hoeven te betalen, maar simpelweg dat ze een korting geven op de verkoopprijs.
Btw berekenen en administratie bijhouden
Zelfs als je een groot deel van je administratie uitbesteedt, is basiskennis over btw essentieel. Als je btw-plichtig bent, ontvang je automatisch een btw-identificatienummer van de Belastingdienst, waarmee je btw-aangifte kunt doen.
Als je je administratie automatiseert met behulp van een digitaal boekhoudprogramma, kun je eenvoudig zelf de btw-aangifte doen. Scan of upload elke bon en factuur. Alle bedragen die je ziet in de btw-calculator (inclusief btw, exclusief btw en het btw-bedrag afzonderlijk) worden automatisch in je boekhouding verwerkt.
Met een zakelijke rekening kun je privé- en zakelijke financiën gescheiden houden, wat je boekhouding een stuk gemakkelijker maakt.
4. Voorbelasting: btw terugvragen
Voorbelasting is de btw die je betaalt bij de inkoop van producten voor je bedrijf. Deze btw kun je aftrekken bij je btw-aangifte. Zorg ervoor dat je altijd de originele factuur of bon bewaart. Scan de bon zoals eerder beschreven, en je boekhoudprogramma berekent automatisch je voorbelasting.
Het boekhoudprogramma genereert vervolgens automatisch je btw-aangifte. Je kunt dit nogmaals controleren aan de hand van je facturen en bonnen.