Voorbelasting
Voorbelasting, ook bekend als btw-aftrek, is de btw die je als ondernemer mag aftrekken bij de kwartaalaangifte omzetbelasting. Het is belangrijk om te weten welke kosten je kunt aftrekken, hoe je eventuele fouten kunt corrigeren en welke regels er gelden voor btw over auto- en andere reiskosten. Bij zakelijke uitgaven kun je de btw aftrekken, maar voor privégebruik geldt dit niet. Zorg voor een goede administratie en voorkom problemen met de Belastingdienst.
Navigeer direct naar de onderwerp op deze pagina
Wat is voorbelasting en hoe werkt het?
Voorbelasting verwijst naar de btw die een ondernemer heeft betaald over producten of diensten die zijn gekocht van andere bedrijven. In de meeste gevallen kan de ondernemer deze btw terugvragen van de Belastingdienst. Het proces van het aftrekken van de btw wordt ook wel de aftrek van voorbelasting genoemd.
Voorbelasting kan bijvoorbeeld van toepassing zijn op invoerrechten of aankopen in andere EU-landen. Er zijn echter uitzonderingen voor bepaalde producten en diensten, dus het is niet mogelijk om btw terug te vragen over alles dat wordt geïmporteerd. Meer informatie over voorbelasting en uitzonderingen vind je in dit artikel.
Tip! Een handige tool voor je btw-aangifte is de btw-calculator.
Btw terugvragen: de voorwaarden
Je kunt alleen btw terugvragen op zakelijke kosten. Naast deze basisvoorwaarde zijn er nog enkele andere voorwaarden die hieronder kort worden toegelicht:
Geldige bon/factuur: Je moet een factuur ontvangen hebben van je leverancier die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Zonder een geldige bon/factuur is het in principe niet mogelijk om btw terug te vragen. Controleer daarom altijd of de ontvangen facturen correct en volledig zijn.
Zakelijk versus privé: Niet alle kosten zijn strikt zakelijk of privé, soms overlappen ze elkaar. Stel dat je bijvoorbeeld een nieuwe smartphone hebt gekocht die zowel zakelijk als privé wordt gebruikt, dan kun je in principe een gedeelte van de btw hiervan terugvragen.
Uitzonderingen: In sommige gevallen zijn bepaalde producten of diensten vrijgesteld van btw op de factuur. Dit geldt bijvoorbeeld voor taxichauffeurs. Ook als je geen bon hebt ontvangen waarop de btw apart vermeld staat, zoals bij tankstations, kun je de btw toch terugvorderen, op voorwaarde dat de betaling duidelijk traceerbaar is op je zakelijke rekening.
Diners, hotelovernachtingen en relatiegeschenken: De btw op eten en drinken in hotels of restaurants is niet aftrekbaar. In de meeste gevallen kun je echter wel 80% van de kosten aftrekken die je maakt tijdens bijvoorbeeld zakenlunches met potentiële klanten. Hetzelfde geldt voor de btw op relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen. De btw op hotelovernachtingen is volledig aftrekbaar, mits de overnachting plaatsvindt voor zakelijke doeleinden.
Drempelbedrag: Wanneer je in één jaar meer dan € 4.600 aan btw hebt betaald, mag je het bedrag daarboven volledig aftrekken. In de praktijk komt dit echter zelden voor bij starters en zzp’ers.
Natuurlijk, excuses voor het onvoltooide antwoord. Hier is de rest van het antwoord:
Kerstpakketten en kantoorbenodigdheden: Als je iets koopt voor je personeel, zoals kerstpakketten of kantoorbenodigdheden, is de btw aftrekbaar als de kosten per persoon per jaar onder de € 227 (exclusief btw) blijven. Hierbij kun je de btw dus terugvragen.
Btw terugvragen: Het proces
Het proces van btw terugvragen verloopt over het algemeen als volgt:
Verzamel facturen en bonnen: Zorg ervoor dat je alle bonnen en facturen van zakelijke aankopen verzamelt en bewaart. Zorg ervoor dat deze bonnen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, zoals het vermelden van de btw en een duidelijke beschrijving van de gekochte producten of diensten.
Btw-aangifte indienen: Dien je periodieke btw-aangifte in bij de Belastingdienst. In deze aangifte geef je zowel de btw die je hebt ontvangen (btw op verkopen) als de btw die je hebt betaald (btw op inkopen) aan. Het verschil tussen deze bedragen resulteert in een te betalen of terug te vorderen btw-bedrag.
Btw terugvragen: Als je recht hebt op btw-teruggave, geef je dit aan in je btw-aangifte. Volg de specifieke instructies van de Belastingdienst om de btw terug te vragen. Dit kan betekenen dat je een apart formulier moet invullen of bepaalde gegevens moet vermelden in je btw-aangifte.
Teruggave ontvangen: Nadat je je btw-aangifte hebt ingediend en de Belastingdienst je aanvraag heeft verwerkt, ontvang je de btw-teruggave op je zakelijke bankrekening. De verwerkingstijd kan variëren, afhankelijk van het land en de administratieve procedures.
Het is raadzaam om regelmatig je btw-teruggaven te controleren en ervoor te zorgen dat je alle vereiste documentatie bijhoudt voor een soepel proces van btw-teruggave.
Let op: Het is altijd verstandig om een belastingadviseur of accountant te raadplegen voor specifiek advies met betrekking tot btw-aangifte en het terugvragen van btw. Deze professionals kunnen je helpen bij het begrijpen van de regelgeving en ervoor zorgen dat je alle benodigde stappen correct volgt.
Btw in het buitenland: Aftrekken, verleggen en terugvragen
Aftrekken van buitenlandse btw als voorbelasting
Wanneer je als ondernemer actief bent in het buitenland, is het mogelijk om de aan jou berekende btw over zakelijke uitgaven als voorbelasting af te trekken. Dit geldt doorgaans wanneer je goederen of diensten koopt van ondernemers uit andere EU-landen en de btw naar jou is verlegd. In dit geval dien je zelf het btw-bedrag te berekenen en aan te geven in je aangifte. Als je deze goederen of diensten gebruikt voor belastbare omzet, kun je de berekende btw tegelijkertijd als voorbelasting aftrekken. Hierdoor hoef je per saldo niets extra te betalen.
Terugvragen van buitenlandse btw via de Nederlandse belastingdienst
Het kan voorkomen dat je btw hebt betaald over goederen, diensten of invoer in een ander EU-land. Houd er rekening mee dat je deze kosten niet kunt aftrekken in je Nederlandse btw-aangifte. Gelukkig is het vaak mogelijk om de betaalde btw terug te vragen via je buitenlandse aangifte of via de Nederlandse belastingdienst. Mocht je zaken hebben gedaan buiten de EU en daar btw hebben betaald, neem dan contact op met de belastingdienst van dat betreffende land om te informeren hoe je deze kosten kunt terugvragen.
Terugvragen van buitenlandse btw buiten de EU
Als je zaken hebt gedaan in landen buiten de EU en daar btw hebt betaald, is het raadzaam om contact op te nemen met de buitenlandse belastingdienst van het desbetreffende land. Informeer bij hen of het mogelijk is om de betaalde btw terug te vragen en vraag naar de specifieke procedure die hiervoor gevolgd moet worden. Het is belangrijk om de nodige stappen te ondernemen om ervoor te zorgen dat je rechtmatig aanspraak kunt maken op het terugvragen van deze kosten.